Die Veranstaltung startete mit einem heißen Punsch und frisch gerösteten Maroni auf der Terrasse des Gebäudes. Inhaltlich begann der Abend unter dem Titel "Mission: Projektmanagement Exzellenz im Bereich Innovation. Der Weg der Borealis und was wir daraus lernen konnten." wenig später. Lena Winkler, Natalie Kollnberger und Rudolf Wölfer berichteten in einem abwechslungsreichen und interaktiven Vortrag über dieses Ziel, das sich die Borealis Ende 2021, beginnend mit einer Bachelor-Arbeit gesteckt hat. Magdalena Winkler, die die Bachelor-Arbeit verfasste, Natalie Kollnberger, die das Projekt begleitete und Rudolf Wölfer, der den Bereich Innovations PMO bei der Borealis Polyolefine GmbH leitet, gaben Einblicke in die Hintergründe, die Herausforderungen und die Erfolge dieses Projekts.
Zu Beginn des Vortrags gab es eine generelle Einführung über das primäre Betätigungsfeld der Borealis – Kunststoffe für verschiedenste Anwendungen. Der neueste Geschäftsbereich ist das Recycling, hier geht es beispielsweise um nachhaltige Lösungen für eine Kreislaufwirtschaft. Die besondere Herausforderung des Innovationsmanagements ist es dabei, dass der Wertschöpfungskreislauf im Detail noch unklar ist. Das Innovationsmanagement muss Sorge tragen, das kontinuierliche Anpassungen rasch und effizient als Lösungen umgesetzt werden.
Projektbeginn mit einer Bachelor-Arbeit
Lena Winkler startete ihr Praktikum im Frühjahr 2022, indem sie in ihrer Bachelor-Arbeit untersuchte, wie exzellent Borealis bereits ist und was sich verändern muss, um Innovation effizient voranzutreiben. Zu Beginn stand die Suche nach einer prinzipiellen Definition des Begriffs „Projektmanagement-Exzellenz im Innovationsbereich“. Anhand dieser Definition ergaben sich in weiterer Folge fünf ausschlaggebende Fokusbereiche für die Analyse: Strategie, Leadership, Menschen, Prozesse und Ergebnisse. Diese Bereiche wurden dann auch in eine Checkliste übertragen.
Im nächsten Schritt wurden mittels Interviews mit Mitarbeiter*innen aus allen Geschäftsebenen und zusätzlichen Audit-Ergebnissen Themen identifiziert, die in all diesen Bereichen immer wieder auftreten. Das waren Werte, die Unterstützung von Mitarbeiter*innen, die kontinuierliche Verbesserung, die Einbindung von Stakeholdern und Innovation. Die zuvor gefertigte Checkliste wurde dann mit den Interviews und den Audit-Ergebnissen validiert und auch quantifiziert. Das Ergebnis daraus war ein Exzellenz-Profil mit unterschiedlicher Ausprägung der Fokusbereiche. Dadurch konnte identifiziert werden, wo Stärken und wo Verbesserungspotenziale des Unternehmens lagen.
Die Verwertung der Ergebnisse
Die Ergebnisse dieser Auswertung wurden dann vom Projektmanagement-Office analysiert. All jene Ergebnisse, die man im PMO auch ohne das Involvement anderer Bereiche umsetzen konnte, wurden identifiziert und in einer Roadmap verarbeitet. Der Projektplan sah das Projektende mit Ablauf des Jahres 2023 vor, alle zwei Wochen gab es regelmäßige Status-Updates. In diesen Meetings wurde zuerst über laufende Arbeiten berichtet und danach über offene Arbeitspakete reflektiert. So war es nicht unüblich, dass Arbeitspakete neu priorisiert oder sogar gestoppt wurden, um auf die neuesten Entwicklungen im Unternehmen zu reagieren.
Aktuell läuft die Implementierung der Resultate aus dem Projekt. Dazu zählen zum Beispiel ein Projektmanagement-Handbuch, das einen zentralen Ort für alle verwendeten Tools und Guidelines darstellt - bisher waren diese auf unterschiedlichen Plattformen gespeichert. Außerdem wurde eine Score-Card zur Erfolgsmessung eingeführt. Mit Hilfe dieser lässt sich messen, wie sich Zeit-, Budget- und Risikomanagement verbessern. Auch das Risiko- und Chancenmanagement wurde optimiert. Projektmanager*innen können nun durch eine einheitliche Darstellung von Risiken und Unsicherheiten die Projekte besser untereinander vergleichen. Mittels einer Matrix, die verschiedene Risiken messbar macht, stellt man die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Unsicherheit dar. Quartalsweise werden die Projekte in sogenannten "quarterly project reviews" anhand dieser Matrix evaluiert und man entscheidet, welche Maßnahmen getroffen werden sollen und, ob Projekte weiterbearbeitet werden. Ein weiteres Ergebnis war beispielsweise die Einführung verpflichtender Trainings für Projekt-Sponsor*innen. Diese Rolle wurde nämlich trotz einer einheitlichen Definition unterschiedlich gelebt. In Zukunft muss jede*r zukünftige Projekt-Sponsor*in ein zweistündiges Hands-On-Training absolvieren.
Lessons Learned
Wie in Projekten üblich, schloss auch dieser Abend mit Lessons Learned ab. Rudolf Wölfer stellte in einem Resümee die wichtigsten vor:
1. Bei allen Projekten sollte immer der Kundennutzen im Zentrum stehen. Ein Großteil der Projekte waren zwar interne Projekte, aber auch hier stand die ständige, enge Kommunikation mit den Projekt-Sponsor*innen und Business-Units im Fokus, um Bedürfnisse frühzeitig zu erkennen.
2. Besonderes Augenmerk legt man bei Borealis auf Kompetenzen im Leadership und Teammanagement. Auf diese Weise kann man sicherstellen, dass die Projektteammitglieder motiviert bleiben. Es braucht - so Wölfer - ein besonderes Feingefühl, wenn man dem Team kommuniziert, dass ein Projekt gestoppt wird, weil ein anderes Projekt mehr Nutzen hat.
3. Besonders wichtig in diesem Zusammenhang sind auch Spaß und Kreativität. Denn trotz aller Zeitgetriebenheit sollte man nicht vergessen, die kleinen Erfolge immer zu feiern.
4. Und last, but not least: Agile Projektmanagement-Methoden erfordern ein besonders hohes Maß an Disziplin. Bei Borealis stehen nicht die Methoden im Fokus. Agilität wird im Unternehmen beispielsweise genutzt, um die Projekte und Ressourcen richtig zu priorisieren und schnelle Entscheidungen zu bekommen.
Die Ergebnisse der Bachelor-Arbeit haben geholfen, die unternehmensinternen Prozesse zu verschlanken. Projekte verlangen nun mehr Eigenverantwortung. Prozesse bieten einen Rahmen, innerhalb dessen man arbeiten kann. Wie bei jedem Change-Projekt, braucht es aber auch hier Geduld und Kontinuität, bis die Veränderungen bei allen Mitarbeiter*innen verinnerlicht sind.
