Auf Basis des End-to-End Wissensmanagement Konzeptes "Wissensfaktor5" wurden fünf Phasen zur digitalen Transformation des pma Wissens eingeläutet:

  1. digiCHECK – Die Analyse des kritischen pma Wissens und deren Wissensträger*innen
  2. digiPLAN - Eine digitale Wissensmanagement Strategie die vorgibt wie welches Wissen digital gesichert werden muss um Business Cases umzusetzen
  3. digiTOOL – Die Implementierung des Confluence-basierten Wissensmanagement Tools „pma KnowledgeWORLD“
  4. digiACT – Die projektbasierte Integration des digitalisierten pma Unternehmenswissen in das Tool
  5. digiCHECK – Die Messung der Erfolge der Wissensmanagement Digitalisierung auf die Unternehmens Performance

Zusammengefasst wurde auf Basis der ersten Analyse des pma Wissens festgestellt, welches Wissen kritisch für die Ausübung der Geschäftsprozesse ist, wer die Wissensträger*innen sind, welches Wissen davon in expliziten Konzepten vorhanden ist und welches überhaupt noch als implizites Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter*innen "steckt". 

 

In einem weiteren Schritt, dem "digiPLAN" wurde nun von Wissensfaktor5 eine digitale Wissensmanagement-Strategie erarbeitet. Die Strategie basiert auf fünf Dimensionen und gibt Einblick, welche Aktivitäten nötig sind, um das Unternehmenswissen so zu digitalisieren, dass es für pma gewinnbringend eingesetzt werden kann.  

 

1. Die Vision und Mission

"pma ermöglicht Mitarbeiter*innen Zugang zu hochwertigem und aktuellem Unternehmenswissen um sie darin zu unterstützen, pma Mitglieder mit herausragendem Service, Zertifizierungen und Events zu begeistern." Die Mission liegt somit darin, dem pma Mitarbeiter*innen Zugang zu digitalen, standardisierten, effektiven und effizienten Prozessen und Arbeitsabläufen zu geben.

 

2. Framework und Prozesse

Ein ganzheitliches Framework wurde erarbeitet, welches sämtliche Wissensmanagement-Disziplinen integriert und verbindet: 

  • Ein Best Practice- und Lessons Learned-Bereich
  • Ein Bereich für standardisiertes Unternehmenswissen 
  • Ein Bereich für digitale Trainings (=Academy)
  • Ein Bereich für Onboardings
  • Ein Bereich für FAQs
  • Ein Bereich für Wissensthemen, die sämtliches Wissen zu einem Thema bündeln und zugänglich machen
  • Ein Bereich für Expert*innen
  • Ein Bereich für Ideen zur kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsprozesse und -abläufe

Ebenso wurden Wissensmanagement-Prozesse erarbeitet, die regulieren, wie Wissen anhand von Metadatenkonzepten gesichert werden muss, wie es schnell und einfachauffindbar gemacht wird, wie es konstant aktualisiert wird, wie es skaliert wird und vor allem wie man Mitarbeiter*innen dazu bewegt, das Wissen auch tatsächlich zu nutzen, um die Unternehmensperformance zu verbessern. Denn Wissen ist nur wertvoll, wenn es auch tatsächlich genutzt wird. Ein Faktum, das in vergangenen Wissensmanagement-Initiativen immer wieder negiert wurde. 

 

3. Governance und Kultur

In vergangenen Initiativen blieb oftmals auch die Unternehmenskultur und die Governance, die nötig ist, um Wissensmanagement effektiv zu betreiben, unbeachtet. Denn die Implementierung von digitalem Wissensmanagement ein Change Management-Projekt: Ein Unternehmen muss eine Sharing-Kultur schaffen, um die Sicherung, Aktualisierung und Teilung von Wissen durch Mitarbeiter*innen überhaupt zu ermöglichen. In vielen Unternehmen ist es nicht Teil der Arbeit der Mitarbeiter*innen, Wissen zu sichern, wenn neues entsteht. Nun gilt es jedoch dies als fixen Teil der Arbeit zu integrieren. Ein Kulturmodell gibt Einblicke, wie eine Sharing Kultur etabliert wird, mit vielen Change-Initiativen. Ein Governance-Modell gibt Standards vor, wer welche Rollen und Verantwortungen im Wissensmanagement über hat: Space Owner sind verantwortlich für ganze Wissensbereiche, Knowledge Owner sind verantwortlich für einzelne Wissensinhalte.

 

4. Tool

Das Konzept für das Wissensmanagement Tool wird erarbeitet. Welche Module und Funktionalitäten brauchen die Mitarbeiter*innen um die Wissensmanagement-Strategie umzusetzen? Wie muss das Tool customized werden, welche Metadaten-Konzepte verbinden die Wissensinhalte, welche digitale Templates braucht es, um Wissen stets standardisiert und strukturiert zu sichern?

 

5. Business Cases

Zuletzt werden die Business Cases dargestellt, die durch die Digitalisierung und Skalierung von Unternehmenswissen erwartet werden. Das geschieht beispielsweise indem man einen Wissensbereich für Projektmanagement aufbaut, sämtlichen Projektmanager*innen Zugang zu effizienten, standardisierten PM-Prozessen, Methoden, Risiken, Best Practices, Lessons Learned, uvm. gibt. Dadurch ist zu erwarten, dass das Projektmanagement insgesamt effizienter wird. Projekte werden einheitlich abgewickelt, der Zugriff auf Lessons Learned vermeidet die Wiederholung vergangener Fehler im Projektmanagement, der Zugriff auf Best Practices ermöglicht die Wiederholung erfolgreicher Projekte. Der Zugang zu einem PM-spezifischen Onboarding Prozess ermöglicht ein schnelleres Einarbeiten neuer Projektmanager*innen. Dies alles spiegeln die Unternehmenskennzahlen im Projektmanagement wieder: Die Kosten werden gesenkt, die Performance gesteigert. 

 

Weitere Informationen zu diesem Projekt finden Sie auch in den Beiträgen #1 Die pma Knowledge World und #2 Der digiScan.

Mag. Brigitte Schaden

Brigitte Schaden ist Präsidentin von Projekt Management Austria (pma). Die studierte Versicherungsmathematikerin und Betriebsinformatikerin ist Inhaberin von BSConsulting und als Managementberaterin, Coach, Wirtschaftsmediatorin, Lektorin, tätig. Außerdem ist Brigitte Schaden IPMA® Assessorin, Chair von GAPPS (Global Alliance for the Project Professions), IPMA® Honorary Fellow sowie Vortragende auf Konferenzen in Brasilien, China, Indien, Korea, Südafrika, Australien, Nepal, Panama und in ganz Europa. Die ehemalige IT-Leiterin, Projektmanagerin und -auftraggeberin sowie PMO-Leiterin war außerdem Vizepräsidentin, Präsidentin und Chair der International Project Management Association, Personalleiterin und Organisationsentwicklerin.


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